A natív e-mail alkalmazásokon túl: fejlett, közös munkát támogató eszközök biztosítása a mobilfelhasználók számára, a vállalati biztonság megőrzése mellett

A döntéshozatal és a reakcióidők lerövidítése révén az okostelefonok, táblagépek és más mobilkészülékek fokozzák a termelékenységet. Ennek eredményeképpen továbbra is gyorsan nő a vállalati és dolgozói tulajdonú mobilkészülékekre (bring-your-own-device, BYOD) támaszkodó üzleti felhasználók száma, akik számára az ügyfelek kiszolgálására és a közös munka elősegítésére a legfontosabb alkalmazás az e-mail kliens.

A vállalati informatikai részlegek számára a készülékek saját e-mail alkalmazása a legegyszerűbb mód arra, hogy a dolgozók elérhessék levelezésüket. A Microsoft Exchange ActiveSync olyan eszköz, amely a legtöbb eszközre előre fel van telepítve, és amellyel a felhasználók könnyedén, számítástechnikusi beavatkozás nélkül tudják a készülék e-mail alkalmazását a Microsoft Outlook vagy az IBM Lotus Notes vállalati levelezőrendszerekkel szinkronizálni. Ha némelyik felhasználónak mégis nehézsége adódik, az informatikusok a szinkronizálást gyorsan, problémamentesen elvégezhetik.

Mivel az ActiveSync ingyenesen telepíthető, nem meglepő, ha a legtöbb cég ezt az utat választja. Ez a megközelítés azonban visszaüthet, amikor az e-mailek menedzseléséről, vagy a kellő biztonság kialakításáról van szó. A mobilfelhasználók olykor bizonyos alapvető szolgáltatásokat hiányolnak, pl. olyan funkciókat, amelyeket igen sokat használnak az ügyfelekkel és kollégákkal történő kapcsolattartás során.

Ez a műszaki leírás azt vizsgálja, milyen előnyökkel és hátrányokkal jár, ha megengedjük, hogy a felhasználók a mobilkészülékek saját  e-mail alkalmazásait  használják; továbbá egy alternatív megoldást kínál a Citrixtől: a XenMobile Enterprise platformon belül elérhető WorxMail alkalmazást. A WorxMaillel a felhasználók a megszokott Outlook- és Notes-szolgáltatásokat használhatják, miközben az informatikusok könnyebben tudják kezelni az e-mail fiókokat és megvédeni a céges eszközöket.

Natív e-mail alkalmazás: kényelmes megoldás, de óvakodjunk a hátulütőktől

A mobilfelhasználók leggyakrabban előszeretettel használják az eszköz – és az azon lévő operációs rendszer – natív e-mail alkalmazását. Ez a cégek egy része számára teljes mértékben elfogadható megoldás. Ugyanakkor fontos, hogy tisztában legyünk a natív e-mail alkalmazások által a menedzsment, a biztonság és a funkcionalitás terén támasztott kihívásokkal.

A dologban talán azoknak a natív e-mail alkalmazásoknak és operációs rendszereknek (túlnyomórészt iOS és Android) a nagy száma a legijesztőbb, amelyeket az informatikai szakembereknek nyomon kell követniük, valamint a legfrissebb verziók és biztonsági javítások telepítésével biztonságos és naprakész állapotban kell tartaniuk. Rengeteg pluszmunkát emészthet fel annak ellenőrzése, hogy a natív e-mail alkalmazások megvédik-e a céges alkalmazásokat: az IT-szakembereknek elemezniük kell, hogy az egyes natív e-mail kliensek miképpen kezelik a csatolt fájlokat, és hogyan kapcsolódnak az olyan felhőalapú társzolgáltatásokhoz, mint pl. a Dropbox. Tekintve a mobileszközök operációs rendszereinek sokféleségét, az ezzel járó biztonsági kihívás egyre összetettebb.

Ne feledjük el azt sem, hogy a natív e-mail alkalmazások többségét nem a vállalati, üzleti felhasználók, hanem a fogyasztók számára fejlesztették. Ezért az informatikusoknak figyelembe kell venniük az egyes levelezőprogramok eltérő szolgáltatásait, valamint a bizalmas vállalati adatokkal szembeni kockázataikat. A natív levelezőprogramok például operációs rendszertől függően olykor nem titkosítják az eszközökön tárolt e-maileket, naptárbejegyzéseket, címlistákat vagy csatolt fájlokat, ami azzal jár, hogy az eszköz elvesztése, ellopása, vagy a felhasználónak a cégtől való távozása esetén céges adatok juthatnak illetéktelen kezekbe.

Mobile Device Management (MDM) platformok használatával az IT-szakemberek megpróbálhatják az ellopott vagy elveszett eszköz alkalmazásait vagy adatait távolról törölni. A különböző mobil operációs rendszerek és verziók azonban eltérő mértékben képesek együttműködni az MDM-szoftverekkel az ilyen funkciók támogatására. A levelezőprogram függvényében a felhasználónak szüksége lehet arra (vagy lehetővé kell tenni a számára), hogy egyetlen felhasználói fiókon belül használhassa a céges és magánlevelezését. Ez azzal jár, hogy a dolgozó megváltozott beosztása, vagy a cégtől való távozása esetén lehetetlenné válhat a céges adatok szelektív törlése.

 A natív e-mail alkalmazások ugyanakkor gyakran képesek az adatokat a készüléken lévő más alkalmazásokkal és funkciókkal megosztani, ami megteremti annak kockázatát, hogy rosszindulatú alkalmazások férhessenek hozzá a céges címlistákhoz, levelezéshez és naptárbejegyzésekhez. A legtöbb natív levelezőprogram lehetővé teszi, hogy a felhasználók a levelek csatolt fájljait nem védett, vagy akár rosszindulatú mobilalkalmazásokban nyissák meg és szerkesszék. Vírusokat tartalmazó adatokat lehet más fájlokba átmásolni és beilleszteni, illetve bizalmas információkat lehet személyes e-mail postafiókokba vagy jogosulatlan felhasználóknak továbbítani.

 A vállalatok az operációs rendszerekbe épített szabályozó eszközök használatával csökkenthetik a natív levelezőprogramokkal járó kockázatokat; különösen az iOS 7-rendszerű eszközökön, ahol lehetőség van az e-mailek, csatolt fájlok, alkalmazások és adatok titkosítására. Az eszköz titkosítása ugyanakkor az adatok egy részét – pl. a címlistákat és a naptárbejegyzéseket – védtelenül hagyja abban az esetben, ha a mobileszközt függetlenítik.

A biztonsági problémákon túl a natív levelezőalkalmazások funkcionalitása korlátozott ahhoz képest, amit a mobilfelhasználók az Outlooknál vagy a Notesnál megszoktak; pl. az értekezletmeghívásokhoz nem lehet csatolt fájlokat hozzáadni, nem lehet konferenciahívásokba belépni, nincs grafikus nézet a naptárakhoz, és nem lehet a levelekhez több fájlt csatolni. Mindezek igen fontosak a mobilfelhasználók hatékony munkájához, ám a natív e-mail alkalmazások ezekkel a funkciókkal többnyire nem rendelkeznek.

Az elkülönített e-mail kezelés új funkciókat hoz, és a céges eszközöket is védi

A natív e-mail klienseknél biztonságosabb és nagyobb tudású alternatívaként a Citrix a mobilalkalmazások, adatok és készülékek menedzselésére a XenMobile Enterprise platformot kínálja. A megoldás révén az IT-szakemberek könnyedén konfigurálhatják, biztonságossá tehetik és támogathatják a céges és dolgozói tulajdonú mobileszközöket, és eleget tehetnek a megfelelőségi és szabályozási igényeknek. A XenMobile Enterprise segítségével a felhasználók a biztonságos, hatékony munka érdekében egy egységes alkalmazásboltból, egyetlen kattintással elérhetik az összes alkalmazást.  Az IT-szakemberek a technológia segítségével teljesen elszeparált módon telepíthetnek üzleti alkalmazásokat, amelyek a személyes alkalmazásoktól elkülönített módon működhetnek.

A XenMobile Enterprise platform WorxMail összetevője egy elszeparált működésű e-mail-, naptár- és címjegyzékkezelő alkalmazást tartalmaz, amely ugyanolyan funkcionalitást kínál, mint az Outlook és a Notes, de mobil használati környezetre szabott funkciókkal. A WorxMail támogatja az ActiveSync és az Exchange szoftvereket, miközben olyan biztonsági szolgáltatásokat kínál, mint pl. az e-mailek, csatolt fájlok és címlisták titkosítása.

A WorxMail ugyancsak lehetővé teszi a fájlok csatolását az e-mailekhez, illetve a csatolt fájloknak a Citrix ShareFile alkalmazással, a XenMobile Enterprise egy másik összetevőjével történő mentését. A platform másik összetevője, a WorxWeb segítségével a felhasználók a WorxMailben lévő levelek csatolásait és hivatkozásait nyithatják meg (beleértve a vállalati webhelyeket is), illetve naptáradatokat tekinthetnek meg az értekezletek meghívóinak kiküldése előtt, mindezt egyetlen alkalmazáskonténeren belül.

A WorxMail a munkához kötődő és a személyes adatokat teljesen különválasztva kezeli oly módon, hogy a munkával kapcsolatos adatokat titkosítja, és a munkavégzéssel összefüggő alkalmazásokat és adatokat a személyes alkalmazások számára elérhetetlenné teszi. A céges adatok védelme érdekében az IT-szakemberek részletes vállalati irányelveket írhatnak elő a fájlok megnyitásával, továbbküldésével, szerkesztésével és mentésével kapcsolatban. A céges alkalmazások és adatok elkülönítésével a WorxMail megkönnyíti a céges adatok és alkalmazások szelektív törlését az olyan esetekben, amikor a felhasználó más beosztásba kerül, távozik a cégtől, vagy elveszti a mobilkészüléket.

Jobb felhasználói funkcionalitás és adatvédelem

Míg némely elkülönített működésű e-mail megoldás felhasználói felülete olykor nem olyan ismerős, mint a natív e-mail alkalmazásoké, a WorxMail az ezekéhez igen közeli felhasználói élményt nyújt, miközben ugyanazokat az erőteljes szolgáltatásokat nyújtja, mint az Outlook és a Notes:

  • Lehetővé teszi a csatolt fájlokat tartalmazó értekezlet-meghívók továbbküldését.
  • Grafikus nézeteket biztosít az elfoglalt/szabad naptári jelzésekhez.
  • Lehetővé teszi a több csatolt fájlt tartalmazó e-mailek és értekezlet-meghívók létrehozását.
  • Egyérintéses funkciókat kínál az olyan esetek kezelésére, mint a késést jelző e-mailek küldése, vagy az online értekezletekhez, illetve audiokonferenciákhoz való csatlakozás.

A WorxMail segítségével a mobilfelhasználók bármely készülékükről elérhetik leveleiket; az IT-szakemberek pedig a különböző típusú felhasználók számára kockázati profiltól függően más-más e-mail megoldásokat állíthatnak be. Például a tartalomkészítők, irodai adminisztrátorok vagy más, alacsony kockázati besorolású felhasználók számára a WorxMail gyorsan beállítható Exchange-hozzáférést nyújt az eszköz natív e-mail kliensén keresztül, miközben biztosítja, hogy a szerepköralapú korlátozásoknak és vállalati irányelveknek megfelelően kizárólag a jóváhagyott natív és külső fejlesztésű e-mail kliensek és felhasználók rendelkezzenek hozzáféréssel, és tölthessék le rendszeresen leveleiket.

Az elnökségi tagok, ügyvezetők és más olyan felhasználók számára, akik bizalmasabb adatokhoz férnek hozzá, a WorxMail átfogó vállalati áttekinthetőséget, valamint irányelv-létrehozási és érvényesítési lehetőségeket biztosít.

Minden céges levél, kapcsolat és naptárbejegyzés a készüléken, a személyes alkalmazásoktól és adatoktól elkülönítve tárolódik, ami a saját készüléküket használó dolgozók esetén kulcsfontosságú szempont. A WorxMail még MDM-megoldás alkalmazása nélkül is rendszerbe állítható, ami választ nyújthat arra a felhasználói aggályra, hogy a mobilkészüléket, a felhasználó tevékenységét vagy földrajzi helyét esetleg nyomon követik.

A WorxMail csökkenti a biztonsági kockázatokat

  • A levelezési, naptári és személyes adatokat elszeparáltan kezeli.
  • Titkosítja a készüléken tárolt és az átvitel alatt lévő adatokat.
  • A céges levelezési tartalmat elkülöníti a személyes tartalmaktól.
  • Megakadályozza, hogy a személyes címjegyzék hozzáférjen az üzleti címjegyzékhez.
  • Blokkolja az adatmegosztásra irányuló próbálkozásokat azáltal, hogy megakadályozza a „Megnyitás más programmal“ parancs használatát.

A WorxMail beépített ShareFile összetevővel rendelkezik

  • A Dropbox alternatívájaként megakadályozza az adatok kiszivárgását.
  • Lehetővé teszi, hogy az eszközt úgy konfigurálják, hogy azon ne tárolódjék semmilyen csatolt fájl.
  • A készüléken tárolt összes fájlt titkosítja.
  • Nagyvállalati szintű fájlhozzáférési eseménynaplókat készít (rögzíti, hogy ki, mikor és hol nyitott meg fájlokat).

Szolgáltatás

Jobb mobilfunkciók

E-mailek megválaszolása és továbbküldése egy vagy több csatolt fájllal  •
Cégen belüli és azon kívüli „Házon kívül” üzenetek beállítása  •
Egy érintéssel lehetséges az online értekezletre való belépés  •
Egy érintéssel lehetséges az audiokonferenciába való belépés  •
Az új értekezletmeghívók automatikusan tartalmazzák az online értekezlet, ill. az audiokonferencia lehetőséget  •
Fájlok csatolása az értekezletmeghívókhoz  •
Értekezletmeghívók továbbküldése más felhasználóknak  •
Egy érintéssel lehet „Késni fogok” tartalmú e-mailt küldeni  •
Egy érintéssel lehet válaszolni az értekezlet szervezőjének  •
Egy érintéssel lehet válaszolni az értekezlet összes meghívottjának  •
Grafikus nézet a felhasználó naptárjának elérhető/foglalt bejegyzéseihez  •

1. ábra: A WorxMail egy elkülönített működésű levelezőprogram, a hatékony munkát segítő funkciókkal

Biztonságos, gyors közös munka nagy fájlokkal

A WorxMail másik fontos előnye, hogy az e-mail fiókokat integrálja a XenMobile Enterprise platform ShareFile dokumentumkezelő összetevőjével. A ShareFile szinkronizálás segítségével a felhasználók több nagy fájllal végezhetnek közös munkát, miközben eleget tesznek a vállalati adatbiztonsági követelményeknek. Az eszközökön és alkalmazásokon átívelő, zökkenőmentes és intuitív felhasználókövető adatfunkciók segítségével a ShareFile optimális hatékonyságot tesz lehetővé, amellyel a felhasználók biztonságos konténereken belül tekinthetik meg, szerkeszthetik és oszthatják meg mobilkészülékeiken az adatokat.

A ShareFile összetevőnek a WorxMaillel együtt való használata az alábbi előnyökkel jár a közös munkára nézve:

  • Egy integrált szerkesztőfelületen nyomon követhetők a dokumentum módosításai, és megjegyzések szúrhatók be
  • A teljes fájlok le- és feltöltése nélkül lehet dokumentumokat megosztani
  • A hálózaton megosztott fájlokhoz lehet hozzáférni
  • Szabályokat lehet felállítani a dokumentumok lejárati idejéhez, és a személyenkénti letöltések számának korlátozásához

A felhasználók csatolt fájlok helyett a fájlokra mutató URL-eket illeszthetnek be az üzeneteikbe, ami nagyméretű dokumentumok sok címzettnek való elküldésekor komoly előnyt jelent. A beágyazott URL-ek segítségével a rendszernek nem kell minden felhasználó esetén nagy fájlokat tárolnia, ami egyébként jelentős sávszélességet köt le, a felhasználóknak pedig kényszerű várakozást jelent a letöltéskor.

 A WorxMail és a ShareFile integrációja révén ugyancsak megoldást nyújt a Dropbox és más dokumentummegosztó szolgáltatások által támasztott, a mobilfelhasználókat érintő kihívásokra, miszerint e szolgáltatások a ShareFile-lal ellentétben nem biztosítanak engedély- és szabálykezelési lehetőséget, hanem bárki hozzáférhet az összes fájlhoz. A Dropboxszal ellentétben a ShareFile meghajtócsatolási funkciót tartalmaz, amivel a fájlok keresése sokkal könnyebb. 

Ha a XenMobile Enterprise platformot Citrix NetScaleren használják – ami az alkalmazások és adatok teljesítményét és rendelkezésre állását maximalizáló megoldás –, az IT-szakemberek tovább fokozhatják a mobilfelhasználók által elérhető összes dokumentum biztonságát. A NetScaler több mint 65 000 készüléktípust támogat, miközben az alábbi biztonsági szolgáltatásokat nyújtja:

  • DOS- (Denial-of-Service) támadások elleni védelem.
  • SSL-feladatok kiszervezése.
  • Alkalmazásspecifikus mikro-VPN-ek.
  • Felhasználók hitelesítése az informatikai peremsávon.
  • ActiveSync levélszűrés.

Mivel a NetScaler alkalmazásonkénti mikro-VPN-eket használ, a vállalatok tejesen biztosak lehetnek benne, hogy egyetlen más alkalmazás sem fér hozzá ugyanahhoz a VPN-hez, mint amelyet a WorxMail használ.

Az e-mailekkel való hatékony munkavégzés

Míg az eszközök beépített e-mail alkalmazásai remek felhasználói élményt nyújtanak, a Citrix az olyan üzleti szolgáltatásokra koncentrál, amelyek jócskán túlmutatnak a natív e-mail kliensek képességein, és eközben ötvözik a hatékony felhasználói munkát és a nagyvállalati szintű biztonságot.

Szolgáltatás

Apple iOS Android

Citrix

Küldés/Fogadás/Válasz/Válasz mindenkinek/E-mail továbbküldése  •  •  •
Piszkozatok létrehozása/szerkesztése/törlése (a szerverre történő szinkronizálással)  •  •  •
E-mailek megjelölése  •  •  •
Olvasatlanként való megjelölés  •  •  •
Mappák támogatása (kiszolgálómappák megjelenítése)  •  •  •
Üzenetváltási/beszélgetési vagy időrendi nézet  •  •  •
Keresés az e-mailekben  •  •  •

Szolgáltatás

Apple iOS Android

Citrix

Értekezletmeghívók elfogadása/átmeneti elfogadása/elutasítása   •   •   •
Csatolások beépített, biztonságos megtekintése   •   •   •
Több csatolást tartalmazó e-mailek létrehozása  •   •
E-mailek megválaszolása és továbbküldése csatolt fájl hozzáadásával  •   •
Multiplatformos, biztonságos, elkülönített működésű, natív e-mail kliens   •
Formázott (rich text) szövegek szerkesztése  •  •   •
Értesítés új e-mailek érkezéséről a tárgy megjelenítésével a lezárt készülék kijelzőjén (minden platformon)  •  •   •
Push e-mail (minden platformon)  •  •
Részletes naptári emlékeztetők a lezárt készülék kijelzőjén  •  •   •
Cégen belülre és azon kívülre irányuló „Házon kívül” üzenetek beállítása   •
Egy érintéssel lehetséges az online értekezletre való belépés  •
Egy érintéssel lehetséges az audiokonferenciába való belépés  •
Részletes kapcsolatinformációk (keresés a globális címlistában)  •
Heti nézet a naptárban  •  •  •
Az új értekezletmeghívókon belül ütemezhetők online értekezletek, ill. audiokonferenciák  •
Fájl(ok) csatolása az új értekezletmeghívókhoz  •
Az értekezletmeghívók csatolással együtt küldhetők tovább más felhasználóknak  •
Egy érintéssel lehet „Késni fogok” tartalmú e-mailt küldeni  •
Egy érintéssel, csatolással együtt lehet választ küldeni az értekezlet szervezőjének  •
Egy érintéssel, csatolással együtt lehet választ küldeni az értekezlet összes meghívottjának  •
Az új, válasz- vagy továbbított üzenetekhez fotót lehet csatolni, akár új fotó készítésével  •  •  •
Grafikus nézet a felhasználó naptárjának elérhető/foglalt bejegyzéseihez  •
Integrált működés a Microsoft Rights Management szolgáltatással

 •

2. ábra: A Citrix WorxMail és más levelezőkliensek összehasonlítása

Az előnyök: több üzlet, erősebb ügyfélkapcsolatok

 Míg a natív e-mail alkalmazások informatikai szempontból könnyű választást jelenthetnek, a kezdeti költség- és munkamegtakarítást lenullázhatják a későbbiek során megnövekedett költségek és kockázatok. Amint a felhasználók a kollégákkal való együttműködés vagy az ügyfelek kiszolgálása során szembesülnek a natív e-mail alkalmazások korlátaival, a hatékonyság egyre inkább csorbát szenved. 

Ez ebből eredő frusztrációt, valamint az üzleti lehetőségek potenciális elvesztését nem lehet nagyvonalúan figyelmen kívül hagyni. Ugyancsak figyelmet érdemelnek a natív e-mail alkalmazások által támasztott biztonsági kockázatok. Ha a felhasználók ellenőrzés nélkül kezelhetik a bizalmas vállalati dokumentumokat, nő az esélye annak, hogy előbb-utóbb rosszindulatú vagy szándékolatlan adatvisszaélés történik.

A natív e-mail alkalmazásokon túllépni kész vállalatok a XenMobile Enterprise platformon belüli WorxMail alkalmazásban találhatják meg a legjobb megoldást. A megoldás nemcsak az IT-szakembereknek teszi lehetővé a levelezés kézben tartását és megfelelő vállalati biztonság kialakítását, de a mobilfelhasználók számára is biztosítja mindazokat a kulcsfontosságú szolgáltatásokat, amelyeket asztali és laptop számítógépeiken az Outlook és Notes rendszereken megszoktak.

A mobilfelhasználók végeredményben szorosabb kapcsolatban maradnak ügyfeleikkel és kollégáikkal, hatékonyabb üzleti tevékenységet folytathatnak, és erős, hosszú távú ügyfélkapcsolatokat ápolhatnak.

Ossza meg másokkal!Email this to someoneShare on LinkedInShare on Google+Share on RedditTweet about this on TwitterShare on FacebookShare on TumblrPin on Pinterest
Kategória: Citrix technológia, Mobil eszköz menedzsment (MDM), Vállalati Mobilitás Menedzsment Címke: , , , , , , , , , , , , , ,