A Citrix ShareFile – VDR edition (Virtual Data Room – Virtuális Adatszoba szolgáltatás)
A virtuális adatszoba (más néven VDR) egy online információs tárház, amelyet dokumentumok tárolására és elosztására használnak. Egy fizikai adatszoba virtuális leképezéséről beszélünk, annak minden előnyével és semmilyen hátrányával. További előny, hogy nem kell személyesen megjelenni akár egy távoli országban és 7*24-es intervallumban érhető el az adatszoba, akár egyszerre több ajánlattevő és/vagy befektető részére. Ez egy fizikai adatszobában nem valósítható meg.
Vállalati akvizíciók és egyesítések kapcsán, bankok között megosztott (magas kockázat besorolású) szindikált hitelek felvételekor (az adóssal szemben több hitelnyújtó áll), magántőke befektetéskor, kockázati tőke-ügyletek lebonyolításakor bizonyítottan a tényeknek megfelelő (legtöbb esetben szigorúan titkos) dokumentumokhoz kell hozzáférnie a cégeknek. Tradicionálisan ezeket fizikai adat szobákban bonyolították, amely oda és vissza utazással járt, akár több munkavállaló (jogászok, pénzügyesek és szakmai csapatok) részvételével.
Ezt az idő és pénz rabló tevékenységet váltja fel a Citrix Virtuális Adatszoba szolgáltatásunk.
A méltán sikeres, fájlmegosztó szolgáltatását tovább fejlesztette, valamint új funkciókkal látta el a Citrix.
Az alapvető ShareFile típusok mellett, elérhetővé vált a ShareFile VDR (Virtual Data Room) verzió is, mely az Enterprise tulajdonságait bővíti tovább.
A ShareFile Enterprise vállalati környezetre specializált tulajdonságai kiemelve:
- Több faktoros autentikáció, valamint AD-vel való integrációs lehetőség,
- Biztonságos log funkciók, ki és mikor és mennyi ideig fért hozzá az adatokhoz,
- Remote wipe lehetőség (távoli adattörlés),
- Felhasználók és csoportok jogainak kiosztása,
- “Ügyfelek” létrehozásának lehetősége (ideiglenes felhasználói fiók),
- Asztali, webes, valamint mobil alkalmazásokon keresztüli elérhetőség,
- On premise vagy Cloud környezetben is alkalmazható megoldás.
A fentebb felsorolt funkciók mellett, a VDR verzió a következő egyedi tulajdonságokkal rendelkezik:
- Nem szükséges az igényelt fájlt, helyi lemezre letölteni, mivel egy úgynevezett “View only” módban lehetőségünk nyílik azonnali megjelenítésre,
- Vízjel dokumentumra illesztése funkció (a felhasználónevet illeszti a dokumentumra, ezzel is az eredeti dokumentum védelmét szolgálva),
- VDR analitika (dokumentumok megtekintéseinek számát, időtartamát és felhasználóit tekinthetjük meg),
- Nyomtatási lehetőség korlátozása,
- Vízjellel ellátott dokumentum letöltési lehetőség korlátozása.
A VDR Edition kezdőára 295 USD/ hónap-tól indul.
Virtuális adatszoba jellemző felhasználási területek:
- Ügyvédi irodák
- Államigazgatási intézmények
- Magáncégek és azok közötti szerződéskötés és akvizíciók, bizalmas dokumentációk megosztása
- Egyéb érvek a virtuális adatszoba használata mellett:
A fizikai adatszoba jelentős helyigénnyel jár, akár több héten vagy hónapon keresztül, mivel az érdeklődőknek biztosítani kell a hozzáférést. Következésképpen a fizikai adatszobát körültekintően kell megszervezni, úgy, hogy az egyedi érdeklődők személye egymás előtt rejtve maradjon. Ezért a fizikai adatszobában egyszerre, egy időben több érdeklődő/befektető nem tartózkodhat, ami a folyamat időigényét és költségét jelentősen megnöveli. Ugyancsak szükséges egy felügyelő folyamatos jelenléte a fizikai adatszobában. A a fizikai adatszobában bármilyen új dokumentum kiosztása esetén az összes érdeklődőt értesíteni kell és újból hozzáférést kell biztosítani, míg virtuális adatszoba használata esetén biztosított az, hogy az új dokumentumról minden befektető azonnal értesüljön.
- A virtuális adatszobának nincs fizikai helyigénye
- Egyszerre egy időben gyakorlatilag korlátlan mennyiségű befektető/érdeklődő tartózkodhat a virtuális adatszobában
- Nem szükséges folyamatosan felügyelői jelenlét
- Tárgybeli új dokumentumok megjelenéséről azonnal lehet értesíteni mindenkit és meg is lehet azokat osztani
- Minden érdeklődőt külön azonosítóval lehet ellátni, így a tevékenységük és az arra szánt idő is logolható, ellenőrizhető
Egyelőre nem megoldott az, hogy a virtuális adatszoba monitort ne lehessen lefényképezni, ezért jellemzően a virtuális adatszobába kerülnek a kevésbé bizalmas információk, míg a fizikai adatszobába az abszolút bizalmasak.
Akár személyes demonstráció lehetőségét is megteremtjük, ki is próbálhatja a terméket.
